117. 来抄作业！——AI在企业后台的六种应用场景与案例

推荐语

探索AI在企业后台的高效应用，发现新的价值创造点。

核心内容：
1. 企业后台职能的AI应用重要性与挑战
2. FISCAL框架的六个维度及其应用场景
3. 实际案例分析，如何将AI技术有效融入企业后台管理

杨芳贤

53A创始人/腾讯云(TVP)最具价值专家

说实话，AI这东西，技术新、变化快，指望每个管理者都变成火眼金睛的AI专家，自己独立去挖掘那些高大上的应用机会，确实有点难。

这时候，“抄作业”就成了一个简单有效的办法。看看那些走在前面的标杆企业都在用AI干点啥，我们结合自己的情况，学个一招半式，总比原地不动强，对吧？

不过，“抄作业”也是个技术活。想抄得好，抄出效果，我给大家两个小建议：

第一，先从“后台”抄起。

咱们先别急着去看那些五花八门、直接面向客户、跟核心业务紧密捆绑的AI应用。不是说它们价值不高，恰恰相反，那里往往是AI创造最大价值的主战场。但问题是，各家的核心业务差别太大了，应用场景千变万化，别人的“神招”可能到你这就水土不服，实在“不好抄”。

相比之下，企业的后台职能——比如财务部算账、人力资源部招人发工资、采购部买东西、IT部门维护系统、合规部门控制风险——这些部门的工作内容和流程，在不同公司之间通用性要强得多。别人家财务部门用AI提高报销审批效率的方法，大概率在你家也能找到相似的场景。从这些地方入手“抄作业”，更容易上手，也更容易看到效果。

第二，要带着“地图”去抄。

不能看到别人用了个什么具体工具，就立马搬过来。得理解别人这个动作背后，是想解决什么问题，属于AI赋能的哪个方面。我们需要一个框架，帮我们理解和归类这些AI应用模式。

今天，我就给大家介绍一个专门针对企业后台职能的AI应用框架：FISCAL框架。

这个框架的名字是六个英文单词的首字母缩写，正好拼成“FISCAL”（有“财政的、会计的”意思，是不是跟后台职能有点关系？）。它可以指引我们从六个维度去寻找AI在后台部门的应用机会。这六个维度分别是：

1. F - Forecasting & Predictive Intelligence (预测与预见性智能)

2. I - Integration of Disparate Systems & Data (异构系统与数据的整合)

3. S - Standardization & Automation of Processes (流程标准化与自动化)

4. C - Compliance & Risk Management (合规与风险管理)

5. A - Analysis & Insight Generation (分析与洞察生成)

6. L - Lean Operations & Cost Optimization (精益运营与成本优化)

接下来，我们就结合一些真实故事和构想案例，把这六个维度掰开揉碎了讲讲。

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1. F - 预测：让后台拥有“水晶球”

这个F，说白了就是让AI帮我们猜未来。以前后台部门很多工作是被动响应，事情来了再处理。但有了AI，就可以通过分析历史数据，更准、更快地预测未来可能发生啥，比如资金够不够用、下个月要招多少人、哪些供应商可能掉链子、服务器会不会宕机等等。这样，后台部门就能提前做准备，化被动为主动。

• 真实故事：像IBM这样的大公司，早就用AI来预测员工离职风险了。AI分析员工的各种数据（当然是脱敏合规的），找出那些可能想走的员工，让人力资源部门和主管能提前找他们谈心、想办法留人，大大降低了核心人才流失率。你看，这就是用AI“预测”人心。

• 真实故事：很多公司的财务部门现在都用上了带AI功能的财务规划软件。比如一家跨国制造公司，用这种软件结合ERP、CRM甚至市场数据，AI就能预测未来几个月的现金流是紧张还是宽裕，比财务总监拍脑袋或者用Excel算半天要准得多。这样公司就能更好地安排钱袋子，决定是该借钱还是投资。

• “构想案例”：假设你是一家电商公司，IT部门用上了智能运维平台。这个平台盯着服务器的各种数据，通过AI模型告诉你：“注意！根据现在的访问量和机器状态，48小时后这个服务器集群有85%的概率会顶不住！” 那IT团队就可以提前加机器或者调整流量，避免在大促的时候网站崩了，客户骂娘。你看，AI提前预警，避免了一场“灾难”。

2. I - 整合：打破部门墙，让数据“串”起来

这个I，关键在于打通信息孤岛。咱们公司里是不是有很多系统？财务用一套、人力用一套、销售用一套、生产又是一套……这些系统各管一摊，数据不互通，跨部门办个事儿，要么靠邮件传来传去，要么靠人工反复录入，效率低还容易出错。AI就能在这方面出大力，帮助不同的系统“对话”，让数据和流程顺畅地“串”起来。

• 真实故事：像西门子这样的大型制造企业，就在努力打通从销售接单（CRM系统）到生产安排（ERP/MES系统）再到发货收款（物流、财务系统）的全流程。AI在里面可以帮忙智能解析订单、自动校验信息、协调生产物流、甚至追踪回款，减少了大量部门间的手动交接和等待。

• 真实故事：跨国公司如联合利华，在全球推广人力资源系统（如Workday）时，必须确保它能跟各地的财务、薪酬系统无缝对接。通过现代化的集成平台（很多内嵌了AI做智能匹配），员工入职、调动、离职等信息就能自动同步，工资计算、成本分摊啥的也就顺畅多了，大大减少了数据错误。

• “构想案例”：假如你们公司的采购付款流程很让人头疼：供应商送来的发票格式五花八门，财务人员手动录入、核对采购单和入库单（三单匹配）累得够呛。这时引入一个带AI的采购平台，它用“眼睛”（图像识别）和“大脑”（自然语言处理）自动读取发票信息，并跟系统里的订单、入库单自动核对，有问题的发票自动标出来让人工复核。这样一来，发票处理效率能提升80%，错误率大大降低。

3. S - 标准化与自动化：让机器干“杂活、重复活”

这个S，核心是规范流程，解放人力。后台部门有很多工作是重复性的、规则明确的，比如录入数据、核对单据、生成标准报告等。这些活儿让人干，不仅枯燥，还容易出错。AI结合自动化技术（比如大家常听到的RPA机器人），就能把这些流程标准化，然后交给机器去干，又快又准。

• 真实故事：像德勤这样的会计师事务所，早就用RPA加AI来自动化处理很多财务流程了，比如月末关账时的自动对账、自动生成凭证、自动出报表初稿等等，极大地缩短了关账时间，让会计们少加点班。

• 真实故事：微软内部就用自家的低代码平台（Power Platform）加AI，把新员工入职流程搞得非常顺畅。HR系统确认入职后，系统能自动帮忙开IT账号、分配权限、发欢迎邮件、安排培训等等，新员工体验好，HR和IT也省事。

• “构想案例”：假设你是一家中型制造企业，采购申请审批慢。用一套简单的自动化流程工具，收到采购申请邮件后，系统自动提取信息，根据金额大小、物料类别等规则，自动判断是直接批准还是转给领导审批。批准后，还能自动在系统里生成采购单发给供应商。这样一来，简单的采购流程几分钟搞定，还不容易出错。

4. C - 合规与风控：给后台装上“智能探头”

这个C，主要是用AI来加强内部控制，防范风险。后台部门往往是合规和风险管理的重地。AI可以通过分析大量的交易数据、操作日志、邮件信息等，比人工更快速、更全面地发现异常行为、可疑模式、潜在的违规操作或欺诈行为，还能自动执行一些合规检查。

• 真实故事：像摩根大通这样的银行，必须严格执行反洗钱(AML)和“了解你的客户”(KYC)的规定。它们投入巨资用AI来分析海量数据，识别复杂的洗钱网络和高风险客户，效率和准确性远超人工。

• 真实故事：毕马威这些专业审计公司也在用AI赋能内部审计。比如以前审差旅报销只能抽查，现在AI可以把所有数据都过一遍，快速发现异常报销模式。AI还能自动阅读合同，找出有风险的条款。

• “构想案例”：假设你是一家科技公司，担心招聘时HR可能无意中带有性别或年龄偏见。可以用AI工具来分析招聘广告的措辞，看看有没有不合适的词；再分析（匿名的）历史招聘数据，看看不同群体在各个环节的通过率有没有异常。AI会给出报告和建议，帮你把招聘流程做得更公平，也避免了潜在的法律风险。

5. A - 分析与洞察：从数据“矿山”里挖“黄金”

这个A，关注的是从数据中挖掘有价值的信息。后台部门沉淀了海量的运营数据，但很多时候只是躺在那里睡觉，或者只做了些简单的报表。AI擅长处理复杂数据，能帮助我们从这些数据“矿山”里挖出更深层次的“黄金”——也就是洞察。它不仅能告诉我们发生了什么（描述性），还能分析为什么发生（诊断性），预测将发生什么（预测性），甚至建议我们该怎么做（规范性）。

• 真实故事：像ServiceNow这样的IT服务管理平台，就用AI来做故障的根本原因分析。当系统宕机时，AI能快速关联各种监控日志、变更记录，告诉你很可能是哪个环节出了问题，并给出修复建议，大大缩短了IT部门的救火时间。

• 真实故事：很多大公司的共享服务中心（比如宝洁），会用数据分析和AI工具来监控全球的财务、HR等服务的运营情况，比如处理一个单据要多久、客户满意度怎么样、哪个环节效率低等，然后根据这些洞察来持续改进服务质量。

• “构想案例”：假设你是一家服装零售店，想知道为啥最近利润率下降了。用带AI分析功能的财务软件，它除了给你看报表，还能自动分析销售、成本、库存、促销等数据，告诉你：“利润下降主要是因为某几款衣服库存积压太多，而且上次那个打折活动效果很差！” 甚至给你提出调整库存和促销策略的建议。

6. L - 精益与成本优化：用AI给后台“瘦身健体”

最后一个L，讲的是用AI来消除浪费，优化成本。精益生产的理念大家可能听过，就是消除一切不增值的活动。AI可以用更智能的方式帮后台部门实现“精益”，比如通过流程挖掘找到流程中隐藏的等待、返工等浪费环节，通过智能调度优化人力资源分配，通过分析能耗数据降低运营成本等等。

• 真实故事：很多公司现在用云服务，但常常不知道哪些资源是闲置的、哪些是配置过高的。像Flexera这样的云管理平台就用AI来分析你的云账单和使用情况，自动帮你找到那些浪费钱的资源，并建议你关停、降级或者换成更便宜的选项，轻松省下不少IT开销。

• 真实故事：像埃森哲这样的外包服务商，在他们的共享服务中心用AI来优化客服或后台处理人员的排班。AI根据历史话务量/工单量、处理时长、员工技能等，预测未来的工作负荷，并生成最优的排班表，既保证服务质量，又最大限度减少人力闲置和加班成本。

• “构想案例”：假设采购部门用上了AI支出分析工具。这工具把各家酒店的采购数据汇总起来一分析，发现买清洁用品有好几家供应商，价格还差不少。AI就建议你：“整合一下供应商，搞个集中采购谈判，能省不少钱！” 它还能帮你分析合同，提醒你哪些优惠合同快到期了赶紧续。

如果你是企业的后台职能管理者，思考AI怎么为自己的工作赋能时，可以“FISCAL”一下，借助这个框架和来开展思考或者头脑风暴。有标杆企业真实案例可以“抄“，获得高层支持的概率也高很多。

需要再次强调的是，我们今天重点关注AI如何赋能后台职能（财务、HR、采购、IT、合规等），主要是因为这些场景通用性强，更容易找到参考案例，“抄作业”的成功率更高。对于刚开始探索AI的企业来说，从后台入手，可以帮助员工快速建立对AI的认知和信心，积累经验，培养人才，我们称之为建立“AI感”。但这绝不意味着AI的价值仅限于此。企业AI赋能的主战场，最终仍然应该是企业的核心业务——如何用AI提升核心产品的竞争力？如何用AI创造新的客户价值？如何用AI颠覆现有的商业模式？这些才是能真正决定企业未来的大命题。

先把后台的“作业”抄好，把基础打牢，把“AI感”建立起来，再去核心战场攻坚克难，或许是一条更稳妥、更可持续的AI战略推进路径。

希望FISCAL框架能给你带来一些启发！也欢迎大家留言讨论，你觉得你公司的后台部门，可以在哪些方面用AI来“搞事情”呢？